Рецензия: Питер Брегман. 18 минут

Книгу 18 минут Питера Брегмана я получил от издательства МИФ с просьбой написать честное мнение о ней. 

Приятно, что я давненько внес эту книгу в закладку с названием "книги, которые стоит почитать" и тут такой сюрприз. Неприятно: первые ее страницы мне не понравились.

Банально ("время - единственное, что нельзя вернуть"), затерто ("у Мари погасла искра, у Билла нереализованный потенциал"), похоже на других авторов. Мое сердце немного расплавилось после того, как я прочитал в каких дичайших, нечеловеческих условиях начинал карьеру Питер Брегман: "Я начал свое дело в двухкомнатной квартире на четвертом этаже, в доме без лифта".

Шучу, на самом деле книга начала затягивать. Я читал ее утром по дороге на работу, и несколько раз цитировал коллегам - разделы как будто нам и предназначались. Дочитывал 18 минут уже в радостном настроении. 

По трем причинам. Во-первых, мне понравилось содержание.

Во-вторых, построение книги сделано человеком, который ценит время других. Не обязательно читать последовательно главу за главой (хотя и стоит), можно посмотреть на выделенные серым страницы, оценить, что важно, что нужно, и сделать свой выбор.

И в-третьих, мне понравилась структура каждой из глав. Она похожа на статьи в блоге, развивающиеся по одному сценарию (жизненная история, связанная с ней проблема и рецепт ее решения). Каждая из них может жить сама по себе. Каждая - пример для блогера или колумниста. Вот так нужно придумывать заголовки, а вот как цеплять первым абзацем; в таком ключе должен развиваться сюжет, а вот вам концовка, врезающаяся в память. Это неудивительно: Питер ведет колонку в Harvard Business Review и делает это потрясающе. Потом я посмотрел, что из одной из его статей и родилась идея написать книгу.

Так что я еще пару раз перелистывал книгу, выбирал лучшие моменты и даже сделал схему-рисунок, чтобы соединить всю информацию воедино. Делал, скорее, для себя, так что не стоит костерить мои художественные таланты:)

А с понедельника я начал внедрять некоторые вещи в жизнь. Какие? Оставайтесь с нами - не переключайтесь.

Как видно с рисунка, подготовка и внедрения системы Питера Брегмана состоит из четырех этапов. Сначала нужно определиться со своими жизненными приоритетами (пожалуй, это самая тяжелая часть), потом с тем, что важно именно в этом году, затем собрать ящик с инструментами, который будет помогать держать все под контролем, чувствовать работу, чувствовать себя в ней. Последний этап - выполнение, и пару советов, связанных с этим.

Пауза. Случайная цитата

Жизнь гораздо приятнее, когда в ней есть перерывы на отдых. Небольшая прогулка во время гонки. Пауза. Вдох. Момент, чтобы подвести итоги. Оценить ваше состояние. Вашу цель. Ваши приоритеты. Я говорю не столько об остановке, сколько о ритуале коротких стратегических перерывов, который вы сами устанавливаете для себя. О паузах, когда вы задаете себе важные вопросы, слушаете ответы и готовы к переменам - большим или маленьким, которые помогают бежать уверенно, убедиться, что все не зря и вы движетесь в верном направлении. Эти перерывы - залог победы.

Главное в этом году. Случайный совет

Сосредоточьтесь на том, кто вы есть. Выделите немного времени, чтобы понять, кто вы. И начинайте.

Это не так легко, как может показаться (посмотрите эпизод по теме из фильма "Управление гневом")

Ящик с инструментами. Подробно

На этом остановимся подробно. Ящик с инструментами - материальное воплощение ваших раздумий и анализа. Это набор "штук", помогающих упростить работу. Что же это за инструменты?

1. Структурированный список

Нам необходимо сделать не все, а то, что нужно. Здесь может помочь структурированный список дел. Но он должен быть простым - иначе его подготовка станет еще одним пунктом в нем же. К счастью, структура у нас уже есть. Уже имеется пять (или около того) приоритетов года (если вы их определили - прим. Пересмешника). Они и должны стать основой, организационной схемой вашего дня. Потому что, как и при выплате долгов по карте, чтобы повлиять на главное в вашей жизни, надо тратить на него время. Каждый день. Итак, готовя список дел, используйте пять категорий. А потом добавьте шестую под названием "Оставшиеся 5%".

2. План на день

Проблема в том, что мы используем обычные списки дел как инструмент для организации дня. Но он не подходит для этих целей. Список дел хорош как способ объединить все дела. Он дает возможность увидеть целостную картину. Именно поэтому так важно распределить пункты по категориям, имеющим для нас в этом году большое значение. Это позволяет сосредоточиться на содержании и гарантирует, что мы думаем о главном - о том, что поможет нам продвинуться к желаемым результатам.
Как только у вас появится список дел, разделенных на категории, возьмите ежедневник и поместите их в определенные промежутки времени: самые сложные и важные - в начало дня. Под "началом дня" я имею ввиду время до проверки почты. 

3. Правило трех дней

По прежнему остается возможность - а скорее, вероятность, - что в ваше расписание на день не поместится довольно длинный список дел. И он будет расти и вызывать у вас еще больше стресса, постоянно напоминая, что вы день за днем чего-то не успеваете. Что делать? Применить правило трех дней. Оно гарантирует, что пункты в списке никогда не остаются там дольше чем на три дня - а значит, не досаждают вам. Распланировав день, я рассматриваю оставшееся в списке. Если эти пункты добавлены за последние два дня, я оставляю их и смотрю, не поместятся ли они в расписание на завтра. Со всем, что пробыло в списке больше трех дней, я произвожу одно из четырех действий:

- Делаю немедленно.

-Планирую. Если я не выполняю задачу немедленно, то ищу подходящее время. Пусть даже через полгода.

- Отпускаю. Это более приятное слово, чем удаляю. Я просто признаю, что не буду заниматься тем, что не хочу делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время.

- Заношу в список "Когда нибудь/может быть". Я редко выполняю задачи из этого списка (если вообще выполняю). Проверяю его примерно раз в месяц, периодически стираю пункты, которые больше не важны, а потом откладываю его на следующий месяц.

4. Лист ожидания.

Если я послал кому-то электронное письмо, оставил сообщение на автоответчике или просто жду. Я веду этот список в компьютере, присваиваю каждому пункту дату и настраивают напоминание. И мне не приходится думать, чего я жду или когда надо будет пересмотреть список. Я просто получаю напоминание.

5. 18-минутный план.

Организация дня должна стать ритуалом. 

И достаточно простым, чтобы его можно было повторять каждый день. Понятным, чтобы сосредоточиваться на своих приоритетах. Эффективным, чтобы не стать помехой. И достаточно полезным.

Шаг 1 (5 минут): утро. Возможность распланировать день. Прежде чем включить компьютер, возьмите список дел, который вы составили и решите, как добьетесь успеха. Какие задачи нужно решить, чтобы приблизиться к главным целям года и вечером почувствовать себя продуктивными и успешными? Вычеркните эти задачи из списка дел и поместите в ежедневник. Убедитесь, что все задачи, продержавшиеся в списке дольше трех дней, получили место в ежедневнике, - или вычеркните их из списка.

Шаг 2 (1 минута раз в час): повторная фокусировка. Час за часом контролируйте свой день.

Шаг 3 (5 минут): вечер. Выделите несколько минут перед уходом из офиса, окончанием работы или отходом ко сну, чтобы подумать о событиях прошедшего дня. Посмотрите в ежедневник и сравните планы с реальностью: на какие встречи вы пришли, с кем поговорили, с кем взаимодействовали и даже на что тратили перерывы.

Задайте три вопроса себе:

- Как прошел день? Чего удалось добиться? Какие сложности я преодолел? - Что нового я узнал? О себе? О других? Что я планирую сделать завтра - по-другому или также? - С кем я сегодня взаимодействовал? Надо ли сообщить кому-то новости? Кого-то поблагодарить? Расспросить? Дать обратную связь? (если нужно написать пару-тройку писем - вперед).

Теперь о том, как я начал применять советы Питера. Я немного модифицировал систему Брегмана. Это как триал-версия сложной программы: с урезанным функционалом, но сохранившая самое важное. Вначале дня я составляю списки дел, связанные с планами, а не с какими-то глобальными приоритетами, переношу их в ежедневник, распределяя по часам, ставя на утро и вечер самое важное. Утром я полон энергии, а вечером открывается второе дыхание, а в офисе становится меньше шума и отвлекающих факторов.

Каждый час звенит будильник, который, честно говоря, мало помогает. Думаю, его функция такого себе островка безопасности посреди многополосной трассы, где можно перевести дух и собраться с мыслями, придет в будущем.

А в конце дня я выделяю несколько минут, чтобы ответить на вопросы "шага 3". Серьезно, не шучу. Вот прямо беру и отвечаю. Письменно. Думаю, это очень важный элемент ритуала, он как бы закрывает день, помогает разгрузить голову от обрывков мыслей, незавершенных задач, ближайших планов. Доверяя все это бумаге и анализируя день, я могу успокоиться и переключиться на домашний режим.

Выполнение. Главный совет

Пытаясь управлять своим поведением, мы сталкиваемся с двумя сложными задачами: совершить действие (работа) и воздержаться от него (отвлечение).Если мы хорошо справляемся с задачей совершить действие, значит, умеем находить себе дело, сохранять концентрацию и сопротивляться соблазну отвлечься. Это, как показывают эксперименты, и не позволяет справиться с задачей воздержаться от действия. Если сосредоточиться на сопротивлении, будет только труднее. Применяя силу воли, вы только повысим вероятность съесть печенье. Или слишком много говорить во время встречи. Или отреагировать криком на крик.

Проведите эксперимент: в течении следующих десяти секунд не думайте о большом белом слоне. Вперед. Попробуйте. Просто не думайте о белом слоне. Не получается, правда? Но есть отличный прием: отвлечься и сосредоточиться на другом. Правило простое: если хотите что-нибудь сделать, сосредоточьтесь. Если не хотите чего-то делать, сосредоточьтесь на другом. Отвлекаться - по сути все равно, что сосредоточиваться. Чтобы отвлечься от А, надо сосредоточиться на В.

За кадром

• Однажды меня спросили: если бы организация могла научить сотрудников только одному, что стоило выбрать? Я ответил сразу: научите людей учиться. Анализировать свое поведение в прошлом, выделять эффективные приемы и повторять их, одновременно честно признавая промахи и обучаясь на них. 

• Мы склонны делать то, что нам нравится, и избегать того, что дается с трудом. Но, изо всех сил стремясь к результату, мы часто об этом забываем. Оказывается, эффективность - враг удовольствия. Однако само удовольствие в конечном итоге оказывается эффективнее.

• Микрософт провела исследование, в ходе которого работающих людей 29 часов записывали на пленку. Оказалось, в среднем их прерывали четыре раза в час. И это само по себе неудивительно. Но удивительно то, что в 40% случаев люди не возвращались к задаче, которой занимались до того. И даже хуже: чем сложнее задача, тем меньше вероятность, что сотрудник к ней вернется

• Когда кто-то делает нечто, доставляющее мне дискомфорт, я это замечаю. Во второй раз признаю, что это не случайность, а потенциальная закономерность. Тогда я наблюдаю внимательнее и планирую реакцию. А в третий раз? Я говорю с человеком. Правило трех раз. Я всегда начинаю разговор фразой вроде: "Уже три раза произошло то-то и то-то. Нам надо это обсудить". И мы оба понимаем, что наметилась тенденция.

• Занимаясь несколькими делами одновременно, мы вроде бы успеваем больше. Но это самообман. На самом деле наша продуктивность падает на 40%, потому что мы не многозадачны - просто не способны к этому.

Оценка: 8 из 10.

Купить на Kniga.biz.ua