Мастерство презентаций. Как делать презентации со смыслом

Очень долго я думал, что все, что нужно для презентации – это набор слайдов с информацией. 

При этом важно поместить на слайды побольше данных, вставить туда каких-то смешных картинок и обязательно использовать анимацию. Если есть в PowerPoint такие фишки, как появления текста с эффектом жалюзи – грех же его не использовать? Нет, это совсем не грешно. И одних только слайдов с информацией будет недостаточно для презентации, и задача слайда – вовсе не информировать.

Все это я узнавал постепенно. Сначала мне попалась на глаза презентация Алексея Каптерева «Смерть через PowerPoint». В это время я активно читал книги издательства «Манн, Иванов и Фербер», и будто под заказ МИФ переводит с английского и издает книгу Алексея «Мастерство презентаций». Купил я книгу в первые дни после промоушена вместе с REWORK, и, взяв ручку с блокнотом, начал изучать. Признаюсь, было нелегко. В некоторых местах мое мнение о презентациях пришлось переосмысливать кардинально. Я потратил много времени на чтения, не только потому, что записывал все интересное, а и потому, что в книге много ссылок на интересные презентации, полезные книги, программы для работы, фильмы (да!) и исследования. И по ссылкам этим тоже было интересно погулять. В общем, когда я прочитал последнюю страницу, то понял, что информации у меня в голове много, но упорядоченность ее оставляет желать лучшего. В этой заметке я постараюсь привести мысли в порядок, после чего сделаю презентацию (темы еще не знаю) с использованием новых знаний и тоже поделюсь ею с вами – я закреплю пройденный материал, а вы ее оцените.

Алексей делит всю науку о презентации на три большие темы: составление истории, создание слайдов и подача материала. В этой заметке я рассмотрю первые две, о подаче вы узнаете из книги. Если захотите.

ИСТОРИЯ

1. Должна быть только одна идея. Одна единственная. И все должно начинаться именно с нее. Идея – это вообще про истории. Про рассказы, романы, фильмы и, конечно, презентации. Литературные агенты и, собственно, писатели утверждают, что книги, написанные для защиты какой-то идеи, - продаются лучше.

Но что же такое идея? Это просто. Идея «Рождественской песни в прозе» та, что счастье дарит не наличие денег, а богатство внутреннего мира, идея «Моби Дика» - провидение сильнее любого смертного, каким бы сильным он не был. «Любовь всегда побеждает», «беременность в шестнадцать до добра не доводит», «обучение в университете – деньги на ветер» и т.д. Это то, что вы будете демонстрировать и защищать, правдивость чего будете убеждать. Заметьте, в перечне, приведенном в предыдущем предложении, нет слова информировать. Презентация не создана для простого информирования, слишком уж мощный инструмент для этого. Еще раз: при воплощении цели в презентационную жизнь нужно удержаться от соблазна просто информировать людей. Их надо вовлекать, возбуждать, потрясать, завлекать!

Не так давно Алексей в своем блоге написал, что самый главный вопрос в любой презентации «а нахера вы вообще все это делаете?», а хороший ответ на него дает 80% успеха. Но это уже, скорее, не идея, а цель презентации.

2. Следующий шаг при создании презентации – определить цель. Цель формулируется как ответ на вопрос: «Что я хочу, чтобы они сделали?» или «Что я хочу, чтобы они запомнили?» или «Чего я хочу добиться от аудитории?». Ответы на эти вопросы равняются цели. Фраза «Я хочу им подрассказать» не является целью!

После того, как идея и цель определена, наступает момент сбора, обработки и классификации материала. Не стоит сразу начинать делать презентацию в программе (дойдя до мелких деталей, можно потерять из виду общую картину). Лучше применить любые средства для сбора и упорядочивания информации, к которым вы привыкли. Скорее всего, вам понадобится лист бумаги и ручка, которой вы будете лихорадочно записывать мысли, пришедшие в голову. Даже тупые, даже самые смелые, даже те, которые вы не собираетесь использовать, но они почему-то пришли в голову. Да-да, я о мозговом штурме. Когда я работал журналистом на футбольном сайте, то перед написанием аналитической статьи собирал доступную информацию о предмете разговора в одном файле, читал ее, выделял тенденции и на их основании строил статью. Все это было, скорее, по наитию, нежели осознанно. Я не пользовался какими-то вспомогательными средствами, поэтому тратил на эту работу слишком много времени, и главное, окончательный результат не всегда был четко структурирован и логически выстроен. Упорядочить информацию можно как с помощью простых инструментов (Алексей советует стикеры как удобнейшую и демократичную вещь), так и более инновационных, например, программы для создания ментальных карт.

3. Дальше начинается самое интересное. Уже есть информация, классифицирована каким-то образом. Наверное, можно пойти и показать эту информацию своей аудитории? Да, можно, но не стоит. Следующим шагом должно стать определение конфликта. Конфликт, как и идея, важен в любой истории. Писатели постоянно подогревают интерес к своим произведениям, подкидывая в топку сюжета конфликты. Без конфликта история предсказуема, напротив, в рамках конфликта проявляются лучшие и худшие стороны ваших суждений. Или ваших героев. А это очень важно. Только создав конфликтную ситуацию, вы узнаете правду! В комфортном окружении возможно притворяться, врать, выдумывать, но когда у тебя нож возле горла – правда польется широким ручьем.

Конфликт в презентации чаще всего внедряется с помощью сравнения.

Самый простой способ – это взять некую ценность, которая находится в прямой оппозиции к той ценности, которую вы собираетесь продвигать, и затем проиллюстрировать ее конкретными примерами.

Алексей выделяет четыре основных типа проблем (в презентации конфликт зачастую равняется проблеме):

• моральная или психологическая;

• конфликт с человеком или компанией;

• конфликт с господствующей парадигмой, со статус-кво;

• конфликт с «силами» (природы, судьбы) – с так называемыми «объективными вызовами»;

Конфликт должен быть серьезным: настолько серьезным, чтобы по его поводу можно было переживать. И он должен продолжаться, а лучше еще и возрастать, накаляться почти до конца презентации. Допустим, вы подготовите презентацию, соберете людей, подключите проектор и скажете, что у нас в стране есть небольшая проблемка с университетским обучением: студенты с университетов выходят неподготовленными к работе. Затем вы предложите реформу, после которой не будет никаких скучных пар – только мастер-классы людей, имеющих дело с профессией, которую изучают студенты. Аудитория взрывается, у нее в голове куча либо негодующих, либо поддерживающих идею мыслей, а вы начинаете рассказывать о том, что студентам неудобно сидеть за партами и приводите статистику по трудоустройству. Аудитория либо вообще вас не слушает (это уже никому не интересно), либо обсуждает данное вначале решение проблемы (это еще неплохо), либо спит. Ни первое, ни второе и уж тем более не третье не является вашей целью. Вам нужно сохранить проблему в неразрешенном виде вплоть до самого конца.

Для поддержки ритма презентации необходимо разделить основную проблему, основной конфликт на несколько отдельных вопросов, чтобы ответы на них, если сложить вместе, образовали мостик между целью и первоначальной проблемой.

Нужно выбрать вопросы, которые кажутся наиболее важными, а затем сгруппировать под ними все остальное. Вопросы должны выстроиться в три логических уровня: основной вопрос, несколько важных вопросов и все остальное. В идеале следует каждый важный аргумент или мнение сопровождать ко-аргументом, контр-мнением, предысторией или сравнением.

Кстати, о сравнении. Я уже упоминал о том, что это самый простой способ внедрить конфликт в презентацию. Но как сделать так, чтобы сравнение работало? Вы можете сказать: у меня есть для вас хорошая новость, мы создали наушники, которые извергают 200 децибел музыки (значение условное). Ну и что? Вряд ли кто-то знает, что такое 200 децибел, их тяжело пощупать руками. Но если вы скажете, мол, ребята, у нас есть наушники, вы надеваете их, спускаетесь в самое глубокое метро – и слышите только музыку. Еще лучше, если вы расскажете историю о соседе-алкаше Гене, с которым что-то не так. Он много пьет, и. кроме того, делает это часто. Почти забыл, когда он напивается, то выходит на улицу и орет так, что стекла дрожат. Иногда кажется, что это вовсе не Гена – это дьявол вселился в человека и сделал из него свой рупор. Так вот, когда вы примеряете мои наушники, живя на первом этаже, вам все равно – пьет Гена, орет он или валяется где-то под забором. У вас есть только музыка. И больше ничего. Вот что такое хорошее сравнение. Аудитория поймет, о чем вы говорите, а во втором случае поверит вам – потому что вы предложили историю, в которой есть злодей Гена и герой наушники.

Как сделать сравнение работающим:

• Узнаваемость. Предмет сравнения должен быть доподлинно известным аудитории.

• Эмоциональный резонанс. Результат будет лучше, если вы коснетесь высокоэмоциональных тем (любви, смерти, рождения, секса, религии или политики).

• Не избегайте очевидного. Порой полезно сравнить яблоки с апельсинами.

• Непредусмотренные ассоциации. Необходимо максимально предусмотреть ассоциации, которые слова могут вызвать у аудитории.

Для того, чтобы усилить эффект, сделайте разницу при сравнении драматичной.

4. Сейчас вам нужно сделать вашу историю цельной. Ваши слайды должны быть детальками конструктора, из которого постепенно вырастает задуманная фигура. После того, как вы покажете аудитории последний слайд, у нее в голове должна крепко засесть ваша фигура.

Как это сделать? Как сделать историю цельной?

Для начала, история должна иметь начало, средину и конец.

• Вступление. Закладывается основа, обрисовывается контекст и происходит знакомство аудитории с рассказчиком и его героями.

• Проблема. Задаются вопросы, вводятся конфликты, трудности, противодействующие факторы.

• Решение. Самая длинная часть, которая, как правило, делится на несколько подчастей. Это и есть настоящая презентация.

• Заключение. Происходит обобщение, обсуждаются выводы и призыв слушателей к действиям.

Часть, где излагается проблема, обеспечивает логическое объяснение дальнейшим действиям. В чем проблема? Почему она так важна? Зачем волноваться? Эта часть выполняет роль эмоционального крючка. Она выводит аудиторию из состояния комфорта, нарушает существующий баланс. Аудитория не успокоится, пока баланс не будет восстановлен. А это именно то, что надо!

КАК ДЕЛАТЬ СЛАЙДЫ

Вот сейчас можно открывать программу для создания презентаций.

Алексей советует работать по такому алгоритму:

• Воспроизвести историю в компьютерной программе, помещая на слайды только текст. Не надо пичкать слайды текстовыми списками, один слайд – одна мысль.

• Прикинуть, что вы хотите видеть на слайдах, текст или изображение.

• Определиться с общим стилем презентации: цвет, шрифт, текст, структура, фон…

• Довести слайды до ума: начертить диаграммы, разместить картинки, текст.

У слайдов всегда есть какие-то задания, и с помощью наполнения слайд вместе с вами это задание выполняет.

Задание слайда	Инструмент
Напомнить	Текст
Впечатлить	Изображение
Объяснить	Диаграмма
Убеждать	График

Вы посмотрите презентацию Смерть через PowerPoint и увидите примеры хороших слайдов и слайдов плохих. Важно понять то, что задачей слайда не является вместить в себя побольше информации. Ни в коем случае: одна мысль – один слайд, а заголовок – самый важный элемент этого слайда (если мы говорим о тексте). Он должен быть кратким и понятным. Никаких слайдов с длинными списками 10-м шрифтом, не надо помещать 5 диаграмм на один слайд, вы ничего не добьетесь этим, кроме как непонимания. Я знаю, что в нашей культуре слайд – это единица измерения емкости презентаций, и начальник, когда дает задание, говорит, что презентация должна быть не больше 15-ти слайдов. Бог с ним, сделайте 15 слайдов – это отличный шанс убрать все лишнее, и показать людям 10 главных мыслей. Самых главных.

Также важно, чтобы презентация хорошо выглядела визуально. Дизайн слайда будет хорошим, если в нем будут присутствовать следующие вещи:

• Четкость. Никаких ненужных украшений. Никаких лишних рамочек. Никаких броских фонов;

• Контрастность. Основной текст ясно виден на общем фоне слайда. Текст заголовка заметно отличается от остального текста;

• Согласованность. Элементы шаблона должны быть согласованы друг с другом;

В книге «Мастерство презентации» очень много чего сказано по созданию слайдов. Очень много! Шрифты, рисунки, построение диаграмм, фотографии и много чего другого. Я не буду об этом рассказывать, загляните в книгу. Там это показано с примерами, плохими и хорошими, и приправлено личным опытом. Я лишь расскажу о нескольких вещах, которые показались мне очень важными.

• Если у вашего следующего слайда заголовок такой же, как у предыдущего, - это признак того, что не все в порядке. Аудитория теряет фокус.

• Если вы можете рисовать – рисуйте. В нарисованных от руки картинках есть нечто такое, что совершенно очаровывает зрителя.

• В отношении каждого элемента диаграммы спрашивайте себя «Действительно ли он необходим?» Если нет – удаляйте.

• Если вы хотите что-то подчеркнуть (действительно, хотите), нужно создать яркий/резкий контраст (можно добиться, используя визуальные элементы контрастирующих размеров, цветов, форм);

• Нужно безжалостно удалить все, что не стыкуется с целостной концепцией.

• Выберите один цвет в качестве основного. Желательно, чтобы им стал доминирующий слайд вашего логотипа. Подойдут красный, зеленый или синий. Для схем лучше использовать серый.

• Для основного текста нужно выбирать более читаемый шрифт, а менее читаемый оставить для выделения важных пунктов.

• Речь должна состоять из вопросов по меньшей мере на треть.

• Списков с маркерами, которые я предоставил в конце заметке, не должно быть ни на одном слайде. Даже в качестве исключения. Разве что в качестве примера, как нельзя делать.

Что я еще отчетливо понял из этой книги, так это важность самообучения (посмотрите прекрасную презентацию как вы думаете кого на эту тему). Алексей однажды презентовал что-то клиентам фирмы, в которой он работал. После этого клиент попросил у директора фирмы, чтобы сотрудник, проводящий презентацию, больше никогда этого не делал. Прошло пять лет, и Алексей опубликовал презентацию Смерть через PowerPoint, а спустя еще немного времени вышла его книга на английском языке. Книга парня из России, который не издавался на родине, на английском языке! 

Это похоже на чудо, но это также отличный пример нам с вами. Если ты не безнадежно туп, хочешь чего-то достичь, и будешь развивать себя, то все под силу!