Рецензия: Питер Брегман. 18 минут

Книгу 18 минут Питера Брегмана я получил от издательства МИФ с просьбой написать честное мнение о ней. 

Приятно, что я давненько внес эту книгу в закладку с названием "книги, которые стоит почитать" и тут такой сюрприз. Неприятно: первые ее страницы мне не понравились.

Банально ("время - единственное, что нельзя вернуть"), затерто ("у Мари погасла искра, у Билла нереализованный потенциал"), похоже на других авторов. Мое сердце немного расплавилось после того, как я прочитал в каких дичайших, нечеловеческих условиях начинал карьеру Питер Брегман: "Я начал свое дело в двухкомнатной квартире на четвертом этаже, в доме без лифта".

Шучу, на самом деле книга начала затягивать. Я читал ее утром по дороге на работу, и несколько раз цитировал коллегам - разделы как будто нам и предназначались. Дочитывал 18 минут уже в радостном настроении. 

По трем причинам. Во-первых, мне понравилось содержание.

Во-вторых, построение книги сделано человеком, который ценит время других. Не обязательно читать последовательно главу за главой (хотя и стоит), можно посмотреть на выделенные серым страницы, оценить, что важно, что нужно, и сделать свой выбор.

И в-третьих, мне понравилась структура каждой из глав. Она похожа на статьи в блоге, развивающиеся по одному сценарию (жизненная история, связанная с ней проблема и рецепт ее решения). Каждая из них может жить сама по себе. Каждая - пример для блогера или колумниста. Вот так нужно придумывать заголовки, а вот как цеплять первым абзацем; в таком ключе должен развиваться сюжет, а вот вам концовка, врезающаяся в память. Это неудивительно: Питер ведет колонку в Harvard Business Review и делает это потрясающе. Потом я посмотрел, что из одной из его статей и родилась идея написать книгу.

Так что я еще пару раз перелистывал книгу, выбирал лучшие моменты и даже сделал схему-рисунок, чтобы соединить всю информацию воедино. Делал, скорее, для себя, так что не стоит костерить мои художественные таланты:)

А с понедельника я начал внедрять некоторые вещи в жизнь. Какие? Оставайтесь с нами - не переключайтесь.

Как видно с рисунка, подготовка и внедрения системы Питера Брегмана состоит из четырех этапов. Сначала нужно определиться со своими жизненными приоритетами (пожалуй, это самая тяжелая часть), потом с тем, что важно именно в этом году, затем собрать ящик с инструментами, который будет помогать держать все под контролем, чувствовать работу, чувствовать себя в ней. Последний этап - выполнение, и пару советов, связанных с этим.

Пауза. Случайная цитата

Жизнь гораздо приятнее, когда в ней есть перерывы на отдых. Небольшая прогулка во время гонки. Пауза. Вдох. Момент, чтобы подвести итоги. Оценить ваше состояние. Вашу цель. Ваши приоритеты. Я говорю не столько об остановке, сколько о ритуале коротких стратегических перерывов, который вы сами устанавливаете для себя. О паузах, когда вы задаете себе важные вопросы, слушаете ответы и готовы к переменам - большим или маленьким, которые помогают бежать уверенно, убедиться, что все не зря и вы движетесь в верном направлении. Эти перерывы - залог победы.

Главное в этом году. Случайный совет

Сосредоточьтесь на том, кто вы есть. Выделите немного времени, чтобы понять, кто вы. И начинайте.

Это не так легко, как может показаться (посмотрите эпизод по теме из фильма "Управление гневом")

Ящик с инструментами. Подробно

На этом остановимся подробно. Ящик с инструментами - материальное воплощение ваших раздумий и анализа. Это набор "штук", помогающих упростить работу. Что же это за инструменты?

1. Структурированный список

Нам необходимо сделать не все, а то, что нужно. Здесь может помочь структурированный список дел. Но он должен быть простым - иначе его подготовка станет еще одним пунктом в нем же. К счастью, структура у нас уже есть. Уже имеется пять (или около того) приоритетов года (если вы их определили - прим. Пересмешника). Они и должны стать основой, организационной схемой вашего дня. Потому что, как и при выплате долгов по карте, чтобы повлиять на главное в вашей жизни, надо тратить на него время. Каждый день. Итак, готовя список дел, используйте пять категорий. А потом добавьте шестую под названием "Оставшиеся 5%".

2. План на день

Проблема в том, что мы используем обычные списки дел как инструмент для организации дня. Но он не подходит для этих целей. Список дел хорош как способ объединить все дела. Он дает возможность увидеть целостную картину. Именно поэтому так важно распределить пункты по категориям, имеющим для нас в этом году большое значение. Это позволяет сосредоточиться на содержании и гарантирует, что мы думаем о главном - о том, что поможет нам продвинуться к желаемым результатам.
Как только у вас появится список дел, разделенных на категории, возьмите ежедневник и поместите их в определенные промежутки времени: самые сложные и важные - в начало дня. Под "началом дня" я имею ввиду время до проверки почты. 

3. Правило трех дней

По прежнему остается возможность - а скорее, вероятность, - что в ваше расписание на день не поместится довольно длинный список дел. И он будет расти и вызывать у вас еще больше стресса, постоянно напоминая, что вы день за днем чего-то не успеваете. Что делать? Применить правило трех дней. Оно гарантирует, что пункты в списке никогда не остаются там дольше чем на три дня - а значит, не досаждают вам. Распланировав день, я рассматриваю оставшееся в списке. Если эти пункты добавлены за последние два дня, я оставляю их и смотрю, не поместятся ли они в расписание на завтра. Со всем, что пробыло в списке больше трех дней, я произвожу одно из четырех действий:

- Делаю немедленно.

-Планирую. Если я не выполняю задачу немедленно, то ищу подходящее время. Пусть даже через полгода.

- Отпускаю. Это более приятное слово, чем удаляю. Я просто признаю, что не буду заниматься тем, что не хочу делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время.

- Заношу в список "Когда нибудь/может быть". Я редко выполняю задачи из этого списка (если вообще выполняю). Проверяю его примерно раз в месяц, периодически стираю пункты, которые больше не важны, а потом откладываю его на следующий месяц.

4. Лист ожидания.

Если я послал кому-то электронное письмо, оставил сообщение на автоответчике или просто жду. Я веду этот список в компьютере, присваиваю каждому пункту дату и настраивают напоминание. И мне не приходится думать, чего я жду или когда надо будет пересмотреть список. Я просто получаю напоминание.

5. 18-минутный план.

Организация дня должна стать ритуалом. 

И достаточно простым, чтобы его можно было повторять каждый день. Понятным, чтобы сосредоточиваться на своих приоритетах. Эффективным, чтобы не стать помехой. И достаточно полезным.

Шаг 1 (5 минут): утро. Возможность распланировать день. Прежде чем включить компьютер, возьмите список дел, который вы составили и решите, как добьетесь успеха. Какие задачи нужно решить, чтобы приблизиться к главным целям года и вечером почувствовать себя продуктивными и успешными? Вычеркните эти задачи из списка дел и поместите в ежедневник. Убедитесь, что все задачи, продержавшиеся в списке дольше трех дней, получили место в ежедневнике, - или вычеркните их из списка.

Шаг 2 (1 минута раз в час): повторная фокусировка. Час за часом контролируйте свой день.

Шаг 3 (5 минут): вечер. Выделите несколько минут перед уходом из офиса, окончанием работы или отходом ко сну, чтобы подумать о событиях прошедшего дня. Посмотрите в ежедневник и сравните планы с реальностью: на какие встречи вы пришли, с кем поговорили, с кем взаимодействовали и даже на что тратили перерывы.

Задайте три вопроса себе:

- Как прошел день? Чего удалось добиться? Какие сложности я преодолел? - Что нового я узнал? О себе? О других? Что я планирую сделать завтра - по-другому или также? - С кем я сегодня взаимодействовал? Надо ли сообщить кому-то новости? Кого-то поблагодарить? Расспросить? Дать обратную связь? (если нужно написать пару-тройку писем - вперед).

Теперь о том, как я начал применять советы Питера. Я немного модифицировал систему Брегмана. Это как триал-версия сложной программы: с урезанным функционалом, но сохранившая самое важное. Вначале дня я составляю списки дел, связанные с планами, а не с какими-то глобальными приоритетами, переношу их в ежедневник, распределяя по часам, ставя на утро и вечер самое важное. Утром я полон энергии, а вечером открывается второе дыхание, а в офисе становится меньше шума и отвлекающих факторов.

Каждый час звенит будильник, который, честно говоря, мало помогает. Думаю, его функция такого себе островка безопасности посреди многополосной трассы, где можно перевести дух и собраться с мыслями, придет в будущем.

А в конце дня я выделяю несколько минут, чтобы ответить на вопросы "шага 3". Серьезно, не шучу. Вот прямо беру и отвечаю. Письменно. Думаю, это очень важный элемент ритуала, он как бы закрывает день, помогает разгрузить голову от обрывков мыслей, незавершенных задач, ближайших планов. Доверяя все это бумаге и анализируя день, я могу успокоиться и переключиться на домашний режим.

Выполнение. Главный совет

Пытаясь управлять своим поведением, мы сталкиваемся с двумя сложными задачами: совершить действие (работа) и воздержаться от него (отвлечение).Если мы хорошо справляемся с задачей совершить действие, значит, умеем находить себе дело, сохранять концентрацию и сопротивляться соблазну отвлечься. Это, как показывают эксперименты, и не позволяет справиться с задачей воздержаться от действия. Если сосредоточиться на сопротивлении, будет только труднее. Применяя силу воли, вы только повысим вероятность съесть печенье. Или слишком много говорить во время встречи. Или отреагировать криком на крик.

Проведите эксперимент: в течении следующих десяти секунд не думайте о большом белом слоне. Вперед. Попробуйте. Просто не думайте о белом слоне. Не получается, правда? Но есть отличный прием: отвлечься и сосредоточиться на другом. Правило простое: если хотите что-нибудь сделать, сосредоточьтесь. Если не хотите чего-то делать, сосредоточьтесь на другом. Отвлекаться - по сути все равно, что сосредоточиваться. Чтобы отвлечься от А, надо сосредоточиться на В.

За кадром

• Однажды меня спросили: если бы организация могла научить сотрудников только одному, что стоило выбрать? Я ответил сразу: научите людей учиться. Анализировать свое поведение в прошлом, выделять эффективные приемы и повторять их, одновременно честно признавая промахи и обучаясь на них. 

• Мы склонны делать то, что нам нравится, и избегать того, что дается с трудом. Но, изо всех сил стремясь к результату, мы часто об этом забываем. Оказывается, эффективность - враг удовольствия. Однако само удовольствие в конечном итоге оказывается эффективнее.

• Микрософт провела исследование, в ходе которого работающих людей 29 часов записывали на пленку. Оказалось, в среднем их прерывали четыре раза в час. И это само по себе неудивительно. Но удивительно то, что в 40% случаев люди не возвращались к задаче, которой занимались до того. И даже хуже: чем сложнее задача, тем меньше вероятность, что сотрудник к ней вернется

• Когда кто-то делает нечто, доставляющее мне дискомфорт, я это замечаю. Во второй раз признаю, что это не случайность, а потенциальная закономерность. Тогда я наблюдаю внимательнее и планирую реакцию. А в третий раз? Я говорю с человеком. Правило трех раз. Я всегда начинаю разговор фразой вроде: "Уже три раза произошло то-то и то-то. Нам надо это обсудить". И мы оба понимаем, что наметилась тенденция.

• Занимаясь несколькими делами одновременно, мы вроде бы успеваем больше. Но это самообман. На самом деле наша продуктивность падает на 40%, потому что мы не многозадачны - просто не способны к этому.

Оценка: 8 из 10.

Купить на Kniga.biz.ua

Управление временем, от которого нельзя отказаться

Мы все хотим иметь больше времени.

Его всегда не хватает, оно убегает, как вода в песок, за ним не угонишься. А может, и не стоит? Дело в том, что обстоятельства изменились. Мир забыл об индустриальной эпохе, и через эпоху услуг сделал широкий шаг в информационную. В большинстве профессий сейчас ценится не время, отводимое на работу, а получаемый результат, не сила мускул, - а сила ума. Соответственно, подобрав хороший ящик с инструментами, у всех нас появилась отличная возможность работать не больше, не сильнее, но интенсивнее и умнее. Не гнаться за временем, а управлять им, не искать вчерашний день, а наслаждаться сегодняшним.

Но не все так просто. 

Миф об управлении временем №1. Самый распространенный и наиболее деструктивный миф о тайм-менеджменте – это то, что можно успеть сделать все, если только следовать правильной системе, использовать правильный to-do лист и управлять своими процессами в каком-то магически правильном направлении. Это ошибка. Непрерывный поток информации, давящей на наше сознание вместе с нашей непрерывной доступностью значит, что мы можем работать хоть каждый час дня и ночи, но всегда отставать от планов. 

Миф об управлении временем №2. Некоторые думают, что время – чисто количественный показатель, но это не так. Гораздо важнее качество времени: то, как мы его заполняем своей деятельностью. Важной, приоритетной или бесполезной и бессмысленной. Делаем ли мы много дел одновременно, веря в миф «многооконного режима» – или выполняем задание за заданием, не отвлекаясь на поглотители времени. Как мы отдыхаем, как ставим цели, как к ним идем, как мотивируем себя, окруженные толпой отвлекающих факторов, как справляемся с водопадом информации, что рушится на нас ежесекундно. Время – это наш важнейший ресурс. Не деньги, а время! Денег – несметное количество. Их можно заработать, потерять, а потом снова заработать. Время – невосполнимо, его нельзя вернуть. 

И поэтому необходимо научиться его использовать правильно. Давайте посмотрим пример правильного обращения со временем из фильма «Криминальное чтиво». 

Пример правильного использования времени 

Неподражаемый Винс Вульф – человек, который решает проблемы, получает задание решить проблему.

Посмотрите на Винса. Посмотрите, как он хорош. Ситуация, в которую, в прямом и переносном смысле вляпались ребята, выглядит безнадежной. Все в кровище, никто не знает, что делать, в действиях паника, обстановка накалена, хозяин квартиры нервничает, живо представляя, как с работы вернется жена и увидит как «грязные подонки делают свое грязное дело». И тут появляется Винс Вульф. Он, в отличии от остальных, не паникует, он знает что делать и знает как. 

Действия Вульфа: 

1. Сбор входящей информации, разработка плана. Он, не смотря на уверения в нехватке времени, степенно узнает, в чем проблема, сколько времени есть на ее решение, кто присутствует в доме у Джимми, и как их зовут. 
2. Внесение корректировок. На месте Вульф присматривается к проблеме поближе, вносит корректировки в первоначальный план, дает каждому четкие инструкции. 
3. Расстановка приоритетов. При этом он четко расставляет приоритеты, понимая, что дела могут пойти не по плану и для этого важно сделать самую важную часть работы в первую очередь. Сначала отодрать машину от крови, потом застелить ее одеялами, затем помыться и переодеться самим – вуаля. 
4. Контроль. Он распределяет все работы и спокойно их контролирует, внося поправки. Он не хватается за тряпку и мыльный раствор – он значительно более полезный в другом деле. И он делает то дело, в котором хорош, не распыляясь по мелочам. Пока подопечные выполняют работы, можно и кофейку попить. 
5. Мотивация. Он знает, как мотивировать людей, как заставить их работать быстро и качественно. «Я здесь затем, чтобы решать проблемы, а не любезничать», - все понимают, что сейчас не до шуток и пререканий. В конце эпизода парни горячо пожимают руку Винсу, благодарят его и отмечают, как приятно им было работать вместе с ним. Приятная похвала для профессионала. 
6. Отдых. Когда дело сделано, Винс не кидается искать другую работу – он отдыхает. Успешные люди находят время на отдых, и потому он со спокойной душей отправляется в ресторан. 

Винс Вульф ведет себя, как прирожденный менеджер, который отлично ладит со временем. Когда его нет, все паникуют в непонятном хаосе, время летит, стрелки часов крутятся, как пропеллеры. Когда Винс появляется на сцене, время как будто замирает, оно идет спокойно и размеренно. Оно под контролем. 

Именно для этого и нужно контролировать и управлять временем. Не для того, чтобы все успевать, а чтобы понимать, осознавать, чувствовать время. Это важно. Возможно, это вообще самое важное: не все успевать, а понимать. Понимать свои планы, свои возможности и видеть их такими, какими они есть в реальности, на самом деле. Осознать, что можно сделать за час жизни (убрать в квартире, приготовить ужин и поесть, разработать концептуальный план, сделать набросок презентации, сходить в супермаркет за покупками, потренироваться в спортзале, посмотреть серию Misfits), а потом потратить этот час на ничегонеделание. Вот это и есть настоящая свобода! Но этому нужно учиться. 

В серии последующих постов я, на основании полдесятка книг о тайм-менеджменте и полсотни статей, постараюсь кристаллизировать знания об времени. Как им управлять и как его ценить. Как перезаряжать батарейки, как планировать, как оказываться «на волне», серфя информацию, как находить мотивацию, и как расставлять приоритеты. 

А о чем бы вы хотели поговорить в этой серии? Что хотели бы почитать? Какие темы, связанные с управлением временем интересуют прежде всего? Какие книги рекомендуете по теме тайм-менеджмента? 

Посвящается «офисному планктону»…

Этим постом я открываю традицию публикации гостевых постов. Первый гость: Алексей Минаков – автор блога «Записки экономиста», сотрудник отдела по развитию автосервисных концепций международной компании, кандидат в мастера спорта по спортивным бальным танцам, а также активный, всегда открытый к общению парень.

Дорогие и уважаемые читатели блога Дмитрия Яцука! Весь текст, который представлен ниже очень опасный для вашей психики. Он может травмировать ее. Это не розыгрыш. Всё. Я Вас предупредил. Читать только психически уравновешенным и особенно офисным сотрудникам :)

Из фильма «Джентльмены удачи» (1971 г.)

Он кто? Инженеришка рядовой, и всё. Ну что у него за жизнь? Утром на работу, вечером с работы. Дома жена, дети сопливые. Ну в театр сходит, ну летом в санаторий съездит в Ялту. Тоска смертная. А ты! Ты – вор! Джентльмен удачи! Украл, выпил – в тюрьму! Украл, выпил – в тюрьму! Романтика!

Ты бухгалтер? Секретарь? Какой-то менеджер? Тебе не повезло! Даже так – ты влип! По полной! Ничего личного. Просто ты – не человек :) Ты встаешь с самого утра, скорее всего, по будильнику, неохотно, потом также неохотно чистишь зубы и умываешься, пытаешься свое тело хоть как-то донести до работы и не опоздать. Кстати, добираешься ты до работы около часа (это официальные среднестатистические данные). А дальше ты приходишь и целый день ждешь, ну, когда же закончится рабочий день?! Наконец, после работы ты уставшим приходишь домой, тебя хватает только на то, чтобы приготовить ужин (в лучшем случае), ты еще поклацаешь что-то в Интернете и… все. Это твой типичный день.

«Почему я? Чуть что, сразу Федя, Федя…». Ну, простите за правду. Конечно, ты жертвуешь всем ради карьерного роста, чтобы подняться на ступень выше, за что тебе повысят зарплату. И жена будет рада… Ну, и домашние животные, если таковые имеются. А пока не поднялся по пресловутой лестнице, твои глаза, словно отмороженные и усталые, а иногда очень недовольные, можно увидеть на лице в метро или маршрутке. Став же менеджером более высокого уровня, ты уже станешь ездить на машине (или ездить на более дорогой машине), есть в более дорогих заведениях. Но разве в этом счастье человеческое? Вот 23 марта умер Березовский, а я жив. Извините за цинизм, но вот так. Я жив, и радуюсь этому. «А я всё равно рад, что ты живой, потому что мама говорит, что ты хороший. Но — слабохарактерный!»

Разумеется, ты можешь быть интеллигентом, читать книги, шутить(!), но от этого ты не перестанешь быть планктоном. Ты даже можешь считать себя креативным. Эх, какие иллюзии... «Деточка! А вам не кажется, что ваше место возле параши?» Ты крутой, ведь ты работаешь не у станка на заводе в каком-нибудь Мариуполе (из которого я родом), а в теплом офисе на очень удобном крутящемся стуле (скажи хоть спасибо человеку, который его изобрел). Но если тебе не нравится твоя работа – ты офисный планктон. Если ты отбываешь свое время на работе – ты офисный планктон. Креативный-некретивный. Планктон, и точка. Больше не о чем говорить…

Ах да, еще ты вечно пьешь кофе. Ммм… «Филонишь, гад!» Кто-то еще курит. А кто-то курит за компанию. Сколько раз в день? Ну, много. И как не вспомнить про социальные сети. Но это такое – в этом ничего нет плохого, на самом деле. Главное ведь результат, не так ли? Эффективность твоей деятельности судят по конкретным показателям или выполнению проектов. И тут прокол – либо ты на таком низком уровне, что твоя зарплата не зависит от показателей (ставка), либо ты успешно втираешь вышестоящему менеджменту, что планы выполняются.

Отдельное хотелось бы сказать несколько слов про пятницу. Да это же самый лучший день недели! Это «Аллилуйя»! Можно и выпить как следует, расслабиться. В некоторых компаниях даже разрешают приходить на работу по пятницам в джинсах. Вот это да – какое счастье. Кстати, если говорить о днях недели, то понедельник – реально день тяжелый, потому что после отрывных выходных снова пришла «любимая» работа. Но зато хоть можно новостями поделиться. Вот вторник – даже нечего сказать, вся неделя еще впереди, просвета не видно. Печально. В среду уже полнедели прошло – легкое предвкушение четверга и пятницы. В четверг уже чувствуется приближение пятницы. И вот она, родимая.

После всех моих беспощадных слов ты меня уже проклинаешь, наверное. «Пусть канает отсюда, а то я ему рога поотшибаю, пасть порву, моргалы выколю. Всю жизнь работать на лекарства будешь! Сарделька, сосиска, Навохудоносор, петух гамбургской!». Но ведь я – тоже раб. Не подумай, что я просто тут обзываюсь :) И у нас с тобой еще есть шанс все исправить! «Вот отсижу срок – и всё. Завяжу. Пойду работать. – А кем?В родном колхозе сторожем?— Ну почему обязательно сторожем? Могу кирпичи класть. Или переводчиком, английский я знаю». Будь художником, писателем, музыкантом, танцором, медиком, актером, да даже ученым и то лучше быть. Ну, космонавтом тоже ничего. Учитывая последнюю рекламную акцию Axe, любая девушка будет твоей :) Вот станешь, кем тебе суждено стать, и жизнь будет абсолютно другой – радостной, счастливой, веселой… райской(?). «Автомашину куплю с магнитофоном, пошью костюм с отливом – и в Ялту!» Да, бытует мнение, что зарабатывать на любимом деле не всегда выходит – я не верю в это. Если ты долгое время, например, занимался танцами – будь преподавателем по танцам, открой свой клуб. Или другой пример – у тебя выходит писать интересно и оригинально, тогда будь журналистом. Необязательно для этого иметь какую-то «корочку». Главное – быть классным в своем деле, делать что-то не так, как все, делать лучше других. Говоря экономическим языком, надо иметь конкурентное преимущество. А ещё не бояться поменять свою жизнь. «А ты зачем бежал? – Все побежали – и я побежал…». Не нужно верить шаблонам, навязанными нам обществом, вроде работы по специальности. Да работать надо по зову души!

«Нехороший ты человек, Косой. Злой, как собака». Надеюсь, я был для тебя Мефистофелем, который пытается сделать зло, но вечно делает добро. По-другому – ни как. Только если мы прямо и без всяких там морально-этических норм заявим и признаемся себе, что мы – офисный планктон, только так мы сможем что-то поменять. Опомнитесь товарищи. Хватит просиживать пятую точку! Не будьте «редиской», будьте хорошим человеком – работайте там, где реально нравится, или работайте на себя. А я… «я злой и страшный серый волк, я в поросятах знаю толк!». Буду тебя подгонять и направлять на истинный путь.

И раз уж мне так полюбились «Джентльмены удачи»:

Ну всё, товарищи! Фенита ля комедия!